Im Gesundheitswesen muss der Sicherung und dem Schutz der privaten und hochsensiblen elektronischen Patientendaten besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden, da für Ärzte, Zahnärzte, Praxen und deren Dienstleister erhöhte Anforderungen an die Aufbewahrung und Sicherung elektronischer Patientendaten bestehen.

Diese Bestimmungen wurden eingeführt, um die Informationen der Patienten zu schützen, die ihr Vertrauen in die Hände ihres Arztes legen. Dieses Vertrauen ist für die Arzt-Patienten-Beziehung von größter Bedeutung, und jede Verletzung der Privatsphäre ist schlichtweg inakzeptabel. Daher gibt es strenge Standards, die die Sicherheit der Patientendaten gewährleisten sollen.

Die Anfänge der IT-Sicherheitsrichtlinien für Ärzte

Um Standards für die Sicherheit und den Schutz von Patientendaten einzuführen, wurde im Sozialgesetzbuch (§ 75b SGB V) festgelegt, dass die Kassenärztliche Bundesvereinigung die Aufgabe hat „die Anforderungen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit in der vertragsärztlichen und vertragszahnärztlichen Versorgung“ zu definieren. Diese sind seit 2020 gültig und verlangen von den Angehörigen der Gesundheitsberufe, dass sie die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit elektronischer Gesundheitsdaten in voller Übereinstimmung mit diesen Bestimmungen zu gewährleisten.

Anbieter von medizinischen und zahnmedizinischen Dienstleistungen müssen daher mit den sich ständig ändernden Datenschutz- und Datensicherungsanforderungen Schritt halten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften ist keine Option, da die Strafen beträchtlich sind und mit hohen Bußgeldern geahndet werden. Für viele kleine Praxen kann dies eine beängstigende Aufgabe sein, vor allem wenn sie nicht über gut informierte Mitarbeiter verfügen, die sich um die Einführung geeigneter Richtlinien und Verfahren kümmern, oder über IT-Personal, das sicherstellen kann, dass Backups und Aufbewahrungseinstellungen ordnungsgemäß und im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen eingerichtet werden.

Für spezialisierte IT-Dienstleister und Anbieter von Backup-Software, die bereit sind, ihre Expertise und ihr Wissen über die Anforderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung zur Verfügung zu stellen und damit Praxen bei der Erfüllung ihrer Datenschutz-, Sicherungs- und Aufbewahrungspflichten zu unterstützen, bietet sich hier eine spannende Möglichkeit.

9 Empfehlungen für Backup-Lösungen im Gesundheitswesen

Wenn Sie direkt mit einem Anbieter von Datensicherungslösungen zusammenarbeiten möchten, finden Sie hier einige Empfehlungen, die Sie bei der Auswahl einer Backup Software für das Gesundheitswesen beachten sollten.

1. Hält sich an die IT-Richtlinien
   Die Anforderungen an Backup, Verschlüsselung, Aufbewahrung und Wiederherstellung von Daten bilden das Rückgrat der IT-Sicherheitsrichtlinien der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Suchen Sie nach einer Lösung, die diese Anforderungen versteht und Patientendaten zuverlässig sichern, verschlüsseln, aufbewahren und wiederherstellen kann, ohne die Daten der Patienten zu gefährden.
   
   
2. Sicherer Backups mit 256-Bit-Verschlüsselung
   Um sicherzustellen, dass die Backups Ihrer Dateien und Systeme vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, sollten diese sowohl auf dem Backup-Medium als auch auf dem Weg dorthin verschlüsselt werden, idealerweise mit einem der höchsten Verschlüsselungsstandards wie z. B. 256-Bit-AES-Verschlüsselung.
   
   
3. Wiederherstellbarkeit auf unterschiedliche Hardware im Katastrophenfall
   Wenn Ihr PC oder Server ausfällt, müssen Sie in der Lage sein, Ihr gesamtes System, einschließlich Anwendungen, Betriebssystem und Einstellungen, auf einer anderen Hardware wiederherzustellen, damit Sie Ihren Patienten schnell wieder helfen können. Um diesen Prozess zu beschleunigen, sollte es außerdem möglich sein, Ihr System als virtuelle Maschine zu mounten. Dies erspart Ihnen lange Bootzeiten im Ernstfall.
   
   
4. Flexible Datenaufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
   Laut BGB beträgt die optimale Aufbewahrungsdauer für medizinische Unterlagen 10 Jahre. Für Patientenakten gelten noch längere Aufbewahrungsfristen. Eine Backup-Lösung kann helfen, die Aufbewahrungsfrist für elektronische Patientendaten entsprechend anzupassen. Dabei ist zu beachten, dass eine Backup-Software nicht für die Langzeitarchivierung von Daten strukturiert ist, sondern dabei helfen kann, Patientendaten je nach Wichtigkeit häufiger zu sichern und/oder länger auf dem Backup-Medium vorzuhalten, damit auch ältere Daten nach einem Ausfall wiederhergestellt werden können.
   
   
5. Einfache, benutzerfreundliche Datenwiederherstellung
   Ihr Backup ist nur so gut wie die Fähigkeit, Ihre Dateien wiederherzustellen. Die Backup-Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Kopien zu erstellen, damit Sie Ihre Dateien und Systeme in allen Fällen von Datenverlust wiederherstellen können - vom versehentlichen Löschen einzelner Dateien bis hin zu Hardwareausfällen und Naturkatastrophen, die Ihr Büro unzugänglich machen. Wichtig ist auch, dass Sie die Wiederherstellung Ihrer Backups regelmäßig testen, damit Sie im Ernstfall wissen, wie Sie Ihre Daten wiederherstellen können.
   
   
6. Echtzeit-Berichte und E-Mail-Benachrichtigungen über den Status von Sicherungsaufträgen
   Sie sollten in der Lage sein, den Status Ihrer Backups von überall aus abzufragen. Stellen Sie sicher, dass Sie Warnmeldungen und E-Mail-Benachrichtigungen einrichten können. Noch besser ist es, wenn Sie Benachrichtigungen für jeden einzelnen Sicherungsauftrag und zusätzlich einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Übersichtsbericht einrichten können.
   
   
7. Schutz aller Daten durch einfache Lizenzstruktur
   Vermeiden Sie die Verwaltung zahlreicher Lizenzen für Plug-ins und Zusatzfunktionen. Klären Sie mit dem Hersteller, ob Sie physische und virtuelle Serversysteme sowie typische Anwendungen wie Praxissoftware, SQL und Exchange mit einer einzigen Lizenz und Anwendung sichern können.
   
   
8. Lokale Support der mit Backup und den Anforderungen des Gesundheitswesens vertraut ist
   Wenn Sie technische Unterstützung benötigen, ist das Letzte, was Sie brauchen, Floskeln von schlecht ausgebildeten Call-Center-Mitarbeitern aus Übersee. Finden Sie heraus, wo sich Ihr Backup-Support-Team befindet, und finden Sie eine Lösung mit einem kompetenten Support-Team vor Ort, dass Ihre Umgebung und Ihre Situation versteht.
   
   
9. Installation und Einweisung nach gängigen Verfahren für die Datensicherung
   Wenn kein IT-Dienstleister zur Verfügung steht, ist in den meisten kleinen Praxen die Person, die sich am besten mit der Technik auskennt, ein erfahrener Mitarbeiter, der typischerweise kein IT-Spezialist ist. Daher erwartet niemand, dass diese Person alles weiß, insbesondere wenn es um Datensicherung geht. Wenn Sie ein Unternehmen wie NovaBACKUP finden, das Ihnen die Installation und Konfiguration Ihrer Backup-Lösung anbietet, können Sie sicher sein, dass vom ersten Tag an alles richtig installiert und konfiguriert ist.

Weitere Informationen über NovaBACKUP für Arztpraxen finden Sie hier.

Wenn Sie Fragen zur Sicherung Ihrer Patientendaten haben, wenden Sie sich gerne an uns. Wir helfen Ihnen jederzeit weiter.